Как планирование закупок помогает экономить

Почему так важно планирование? Как организовать процесс, кто этим должен заниматься в компании? Каким должен быть результат планирования и как его контролировать? Об этом рассказал эксперт отрасли, практик с 20-летним опытом работы в закупках, заместитель директора по развитию закупочной деятельности ЭТП ONLINECONTRACT Константин Арбан.

Почему важно планировать, кто должен делать это по закону?

Чтобы понимать, для кого планирование закупок является обязательным, а для кого это вопрос добровольный, направленный на обеспечение внутренней дисциплины компании, обратимся сначала к теории. Чтобы сориентироваться в мире закупок, прежде всего нужно рассмотреть тему планирования с точки зрения регулирования законодательством:

1. 44-ФЗ регулирует закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений. Данные организации обязаны размещать годовой план закупок на сайте zakupki.gov.ru (ЕИС – Единая информационная система в сфере закупок).
2. 223-ФЗ регулирует закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности (водоснабжение, энергетика и т.д.), организаций субъектов естественных монополий (РЖД, нефтяные компании, газовые компании и т.п.), бюджетных организаций, проводящих закупку за счет внебюджетных средств (собственные средства, средства субподряда, полученные гранты и т.п.) и других. Данные организации обязаны в срок до 31 декабря текущего года размещать план закупок на следующий год в ЕИС.
3. Закупки коммерческих компаний регулирует Гражданский кодекс. У них нет обязательства размещать информацию о закупках в открытом доступе.

Рассмотрим подробнее №2 и №3. Разный бизнес проводит закупки разными способами и в разных формах:

1. На шести аккредитованных по 44-ФЗ электронных площадках способами, обозначенными в федеральном законе.
2. На своей корпоративной площадке.
3. На сторонних электронных площадках (например, лидер рынка межкорпоративной электронной торговли Татарстана – ЭТП ONLINECONTRACT).
4. Традиционно «конвертным» способом (конкурсная комиссия - очные торги), либо «на коленке» - сбором в лучшем случае трех коммерческих предложений исполнителем или путем личных переговоров, договоренностей.

Вне зависимости от способов и форм проведения, площадки, планирование закупок дает возможности:

• понимать и планировать затраты на закупки;
• снижать цены исполнения заказа - заказчик расширяет круг поставщиков, что создает конкурентную среду для них;
• проводить консолидированную закупку и за счет объема получать лучшие цены;
• организовать и выстроить работу всей компании и закупщика/снабженца (если он есть) плавно, без авралов и суеты;
• минимизировать количество срочных закупок, соответственно, снизить объемы незапланированных расходов;
• формировать положительную репутацию компании на рынке, среди поставщиков. Приемка товара проходит в спокойном режиме, в случае наличия недостатков остается время на их исправление. Если все по плану, оплата, как правило, тоже не задерживается, соответственно, поставщики готовы участвовать в ваших закупках и предоставлять лояльные условия;
• заранее получать информацию о заказе малому и среднему бизнесу – они могут соизмерять свои возможности и определять, что именно потребуется для формирования выгодного для всех коммерческого предложения;
• расширять круг привлекаемых потенциальных поставщиков (МСБ) для крупного бизнеса.

- С планирования начинается любое мероприятие, а в закупках – это 20% успеха. Есть компании, которые обязаны планировать и размещать годовой график закупок по закону. Однако планировать имеет смысл в любой организации и любой сфере – будь то завод, свиноферма или фитнес-клуб.

На этапе планирования самые большие сложности связаны с устоявшимся порядком в компании, привычками и, возможно, предрассудками руководства и исполнителей. Сопротивление со стороны сотрудников может возникать по разным причинам – кто-то работает «в серую», кому-то невыгодно «светиться», кто-то не хочет менять действующего поставщика (при этом, не будучи уверенным в оптимальности его условий), нарушать личные договоренности. И даже практически гарантированная выгода порой не убеждает сотрудников в важности планирования. Например, странную неприязнь к планированию испытывают строительные компании. Застройщики закупаются под каждый конкретный объект по принципу «есть деньги – побежал, нет денег – сидишь». Закупки аналогичных материалов под аналогичные объекты тоже происходят отдельно, хотя гораздо удобнее и выгоднее было бы провести один большой консолидированный тендер, - комментирует Константин Евгеньевич.

- Основной минус отсутствия планирования и системного подхода в закупочной деятельности – это финансовые потери для компании. Если у вас есть план закупок, вам не нужно срочно собирать информацию от поставщиков и выбирать по принципу «кто быстрее всего сможет поставить». Можно в плановом режиме разместить закупку на сторонней торговой площадке и получить снижение цены на 17% (средний показатель на ЭТП ONLINECONTRACT). Каждый руководитель может сопоставить эти цифры с годовым объемом закупок продукции и услуг своей компании и определить для себя, стоит планировать закупки или продолжать закупать спонтанно, – продолжает эксперт.

Как планировать?

Общие рекомендации можно привести в четырех шагах:

1. Проведение анализа хозяйственной деятельности и формирование регламентов о закупках.

- Для компаний, которые проводят закупки «на коленках», бессистемно, и для тех, у кого система уже сформирована, но есть сомнения в ее эффективности, прежде всего, нужно провести аудит существующих в компании закупок. В идеале, это должна сделать сторонняя организация. Даже если есть уже принятые регламенты по закупкам, это не является гарантией того, что они исполняются.

Как дела обстоят в реальности? Как компания работает, соблюдает ли условия договоров с поставщиками, производит ли оплату без задержек? Какое количество компаний участвует в каждой закупке? (на мой взгляд, тендер можно считать эффективным при участии в нем, как минимум, трех не связанных между собой компаний, оптимально – не менее пяти, идеально – восемь и более участников). Привлекаются ли новые участники рынка или исполнитель работает только со сформировавшимся списком поставщиков? В ходе такой проверки можно выявить слабые места, корректировка которых поможет снизить расходы на закупки. Яркий пример – отсутствие планирования.

Возможно, по итогам такой проверки руководитель компании примет решение исключить неактуальные регламенты, скорректирует и оптимизирует часть бизнес-процессов, введет новые правила, допустим, с учетом современных инструментов, появившихся на рынке закупок уже после разработки существующих в компании регламентов.

Результатом этого этапа должен быть актуализированный документ, регламентирующий закупочную деятельность компании.

В крупных компаниях такой регламент называется «Положение о закупках». Он содержит следующую информацию:

• общие принципы;
• используемые в закупках процедуры, порядок их проведения;
• формы проведения закупок.

Закупки можно проводить на своей либо сторонней площадке в электронном виде, или это может быть традиционная форма - отдел закупок собирает предложения и согласовывает с комиссией.

В каких случаях есть смысл проводить электронные торги на ЭТП? Минусы традиционного способа проведения закупок конкурсной комиссией и очными торгами:

1. риск субъективной оценки, сговора сотрудников, конфликта интересов;
2. ограничение географии поставщиков.

Плюс – возможно, более быстрый процесс, когда нужно срочно (но когда запланировано - не должно быть срочно).

Плюсы электронных закупок:

1. На сторонних площадках - возможность привлечь больше участников, их база превышает количество компаний, которое может охватить сотрудник вашего отдела закупок. На ЭТП ONLINECONTRACT, например, привлечением участников на каждый тендер занимается отдельное подразделение;
2. Минимизация влияния человеческого фактора при наличии определенных заранее критериев оценки участников закупки;
3. Электронные закупки позволяют снизить коррупционные риски – исключают нелегальные финансовые вознаграждения, которые, по сути, являются выплатами из карманов собственника и акционеров предприятия.

Минус - для качественного проведения тендера нужно размещать его на площадке как минимум за пять рабочих дней до окончания приема предложений. Это даже не минус, это разумные сроки для изучения документации и грамотного формирования предложения.

Если оценивать рынок заказчиков в корпоративных закупках, то это, в первую очередь, средние и крупные компании. Наиболее активно возможности коммерческих площадок используют промышленные комплексы: машиностроение, строительство, металлургия, энергетика. ЭТП ONLINECONTRACT сотрудничает с предприятиями, которые входят в группу компаний «ТАИФ», с ПАО «Таттелеком», АО «Агросила», с международными компаниями, а также компаниями, которые работают на территории всей страны.

• в случае, если проводятся электронные тендеры, минимальная стоимость закупки;

Прежде чем купить что-то на ЭТП, нужно посчитать, сколько временных ресурсов займет подготовка и согласование закупочной документации, работа топов, работа специалиста по закупкам, начальника отдела закупок, вывести затраты и прибавить к стоимости товара. Нижняя граница по закупкам варьируется в зависимости от масштаба предприятия – у некоторых минимальная закупка – это 50 тыс. рублей, у других – миллион. В моей практике самая мелкая закупка – электронная подпись: стартовая цена - 4600 рублей, в результате получилось 2700.

• порядок и принципы определения поставщиков и подрядчиков в соответствии с критериями оценки;
• порядок заключения договора и другая информация.

2. Определение потребностей всех подразделений компании и бюджета закупок.

Для планирования нужно собрать информацию со всех отделов: потребности, их объем, технические характеристики, оценить рынок – сколько стоит продукция и услуги, чтобы в плане закупок отразить стартовую цену. Кто это может делать?

- Это зависит от структуры компании. В крупных компаниях, как правило, есть отдел снабжения или закупок. В малом бизнесе чаще встречается практика проведения закупок подразделением-заказчиком услуг или продукции. В микробизнесе роль закупщика может выполнять и директор, и его помощник, и бухгалтерия – кого назначит руководитель. Во многих компаниях действует один закупщик – он сам находит поставщика, сам забирает заявку, сам общается с поставщиком, обговаривает все вопросы, сам же привозит, сдает и сам же контролирует остатки на складе. Однако такой механизм тяжело назвать прозрачным.

Кто должен назначать стартовую цену? Она формируется исходя из двух факторов – бюджета закупок и текущих условий рынка. Информацию по текущим ценам на рынке может определять отдел снабжения (если он есть) или непосредственно заказчики продукции и услуг.

Но как исключить ситуацию, когда бюджет формируется с заведомо завышенными ценами? В компании, в особенности крупной, с большим объемом закупок, должен быть сотрудник, который на этапе формирования плана закупок проконтролирует размер стартовой цены по специально сформированной методике. Один из инструментов такого контроля – самостоятельная проверка данным контролером цен на рынке, запрос цен у поставщиков.

Еще один логичный вопрос: если собирать информацию по ценам у поставщиков – то зачем дальше нужна ЭТП? Когда поставщики оказываются в конкурентной среде - а в случае с электронными тендерами участники еще и обезличены - они могут и вынуждены торговаться. При личном общении без присутствия конкурентов, как выясняется по итогам электронной закупки, участники не всегда дают самые выгодные для заказчика условия.

3. Формирование годового плана закупок

План закупки товаров, работ, услуг представляет собой информационную базу для всех заинтересованных в участии в закупках, проводимых заказчиком. План должен содержать:

• сроки проведения закупки;
• предмет закупки с минимальными техническими требованиями,
• объем;
• начальную максимальную цену;
• информацию о способе закупки;
• сроки и адрес поставки.

Такой план должен быть рассчитан минимум на полгода вперед, а в идеале - на год. Для того чтобы план закупок выполнил свою функцию и позволил компании снизить затраты, он должен быть общедоступным. Годовой план можно разместить на сайте организации или ЭТП, которая выбрана для проведения закупок вместе с «Положением о закупках».

4. Контроль эффективности планирования

Как понять, что годовой план был составлен корректно? Для этого по итогам года потребуется проверить уровень его выполнения. 100% результат в данном случае - недостижимая цель, так как в течение года наверняка придется что-то переносить, какие-то закупки отменять, что-то добавлять. Причин тому может быть множество, и все они, скорее всего, будут объективны. Если план выполнен на 85%, можно говорить о том, что он был составлен грамотно.

Следующий, второй выпуск «Школы закупок» будет посвящен теме выбора способов и формата проведения закупок. Чтобы получить ответы на возникшие вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 (800) 555-39-39 или 8(843) 2-696-696.