Участие в тендере: основные правила и секреты победы

Осуществить это можно в том числе через участие в тендерах.

Естественно, подавая заявку, каждый рассчитывает выиграть, но для того, чтобы увеличить вероятность победы нужно знать и руководствоваться определенными правилами. Понять все тонкости тендерного процесса новичку бывает непросто, поэтому в этой статье мы решили помочь более детально разобраться в вопросе.

В чем суть?

Сегодня понятие «тендер» широко используется в бизнес-кругах. При этом как таковое определение «тендер» в законодательстве не закреплено.

Под тендерами понимают все возможные виды закупочных процедур, проводимые с целью закупки или продажи различных товаров, оказания определенного рода услуг и работ. В роли заказчика выступает организация, которая осуществляет закупочную деятельность. К участникам тендеров относятся юридические лица любой организационной формы и ИП. Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. По итогам тендера, контракт заключается с той организацией, которая сделала наиболее выгодное предложение (по разным параметрам в зависимости от вида торговой процедуры) инициатору тендера.

У термина существует несколько классификаций, но, если все обобщить, можно сказать, что в России тендеры делятся на два основных вида. Первые - это государственные, где в качестве заказчика выступают госорганы, а госкомпании или закупки проходят на бюджетные средства. Вторые - коммерческие, где заказчиком являются частные компании, которые проводят закупки для собственных нужд. В этой статье мы будем говорить о коммерческих тендерах.

Что нужно знать

Перед тем, как решить участвовать в тендере, нужно понять для себя одну простую вещь – победить вполне реально, если понять основу всего механизма. Давайте попробуем разобраться вместе.

Первое, что нужно сделать – выбрать подходящую электронную площадку, для участия в тендерах. Параметры, которыми руководствуются участники при выборе площадки, могут быть разными. Разобраться в тендерной системе достаточно просто. Однако несомненным плюсом электронной площадки является наличие персонального обслуживания. От того, насколько своевременно и качественно проконсультируют сотрудники ЭТП, в том числе может зависеть результат участия в тендере, особенно у дебютантов.

Вопрос стоимости услуг ЭТП также не последний в ряду критериев при выборе площадки. Как правило, тарифная политика крупных федеральных ЭТП не всегда соответствует возможностям регионального бизнеса. В условиях непростой экономической ситуации есть смысл обратить внимание на электронные торговые площадки, работающие в данных регионах. Например, одна из таких ЭТП, активно работающая на рынке Нижнего Новгорода – электронная площадка ONLINECONTRACT. У данной ЭТП фиксированная оплата за период (например, 6, 12 месяцев), при этом компания получает возможность участвовать в неограниченном количестве тендеров за это время и не платит никаких скрытых комиссий.

Следующий шаг – детально изучите все требования заказчика. Если вы не подходите под какое-либо из заявленных условий, не стоит сразу отказываться от участия. Попробуйте предложить объективно лучшие условия, чем те, которые установил заказчик. Возможно, для вас это шанс выделиться среди остальных участников. Также есть случаи, когда Заказчик допускает предложение аналогов указанной в закупках продукции. Например, на ЭТП ONLINECONTRACT, в секторе корпоративные закупки (где бизнес покупает товары и услуги для удовлетворения потребностей компании) такая практика достаточно распространена при закупке электротехнической продукции (кабель, светотехника и т.д.), расходных материалов (картриджи и т.д), контрольно-измерительных приборов и других.

После того, как решение об участии в тендере принято, начинайте готовить документацию. Одна из распространенных причин отказа в участии – предоставление тендерных документов, заполненных некорректно, а также отсутствие части требуемых документов. Иногда может показаться, что их перечень не связан с предметом тендера, но это может быть, например, требованием политики или службы безопасности компании-Заказчика. Поэтому потрудитесь над оформлением всех запрошенных бумаг. Необходимо внимательно и качественно заполнить все формы, приложить требуемые документы.

Если вы сторонник указывать цену «с запасом» с расчётом на то, что будет следующий этап со снижением цены – убедитесь в наличие такого этапа. Часто закупки проходят в один этап: после подачи предложений всеми участниками, заказчик выбирает лучшее.

Опаздывать категорически запрещено. Внимательно ознакомьтесь со сроком подачи заявки, то же самое касается и сроков внесения изменений в проект. Даже самое идеальное предложение может оказаться пустой тратой времени, если вы не уложитесь в срок.

Участвуйте в тендерах регулярно. Не став победителем в одном тендере, участник делает ошибочные выводы о невозможности получения контракта по итогам тендеров. Это ошибка многих новичков. Для получения результата необходимо регулярное участие в тендерах. Например, по статистике ЭТП ONLINECONTRACT, в среднем за 2016 год, участники выигрывали в каждом третьем тендере на площадке. Регулярная тренировка – залог успеха дальнейших побед.

В дополнение, регулярная подача предложений – это дополнительный способ рекламы товаров и услуг компании. Учитывая, что результаты тендеров видят не только исполнители, но и руководители компаний-Заказчиков, такая реклама может быть даже эффективнее стандартной – вы всегда на виду у вашей целевой аудитории.

Главные принципы

При подготовке материала мы спросили у самих заказчиков, чем они руководствуются при выборе поставщика через тендер. В целом, степень важности критериев в выборе поставщика при проведении тендера распределилась так:

Топ требуемых качеств возглавили порядочность и добросовестность исполнителя. По версии опрошенных компаний – лидеров рынка корпоративных закупок в различных регионах, наличие этих качеств играет большую роль при выборе победителя. Однако эти качества каждая компания измеряет по-своему.

Кому-то достаточно сделать запрос в налоговую службу, кто-то проверяет арбитражную историю (исполнитель не должен быть участником процессов со стороны ответчика), есть компании, которые просят предоставить учредительные документы, практически каждый заказчик проверяет исполнителя в реестре недобросовестных поставщиков (РНП).

Немаловажным является и наличие опыта участия, а также качество поставляемой продукции. Впрочем, у каждого заказчика и список требований, и подход к делу свой.

К примеру, компания «ЮИТ», работающая по всей России, надежность поставщика оценивает на этапе предварительного квалификационного отбора, который включает в себя четыре вида аудита: технический, финансовый, специальный и юридический аудит. И только по итогам такого отбора составляется протокол о допуске к участию в конкурсе. А вот АО «Татспиртпром» проверяет потенциального поставщика на право и дееспособность посредством запроса информации в налоговую службу РТ. Возможно, вам стоит сразу оговорить с заказчиком, какая форма подтверждения добросовестности его устроит.

По словам большинства респондентов, предыдущие победы исполнителя в тендерах никаким образом не повышают его шансы на победу.

Второе место в рейтинге занял критерий – соответствие требованиям тендера. Но бывает и так, что участник не всегда может предложить товар или услугу, полностью соответствующую указанным в заявке характеристикам. Как показал наш опрос, Заказчики вполне положительно относятся к аналогичным заменам. С одной лишь оговоркой – качество должно оставаться на уровне. «Такая ситуация вполне допустима, если возможность отклонения от технических требований указана в закупочной документации», - считают представители Поволжского филиала компании «МегаФон». Того же мнения придерживаются и в компании «ЮИТ-Казань», оставляя право принимать аналоговую продукцию на усмотрение конкурсной комиссии.

Однако есть ситуации, когда отклонение от норм в принципе невозможно. Это зависит от специфики работы компании. «На производстве требуется оборудование или сырье с конкретными показателями (характеристиками), если иное невозможно применить. Это, предположим, относится к закупке сахара конкретного производителя, когда наличие сахара другого производителя меняет вкус (цвет, аромат) выпускаемой продукции (водки)», - рассказывают в АО «Татспиртпром». Правда представители компании тут же отмечают, что в большинстве случаев проводятся закупки аналоговых товаров, работ и услуг. «В других же случаях, при проведении торгов, мы прямо в техзадании указываем, что поставщики могут предложить товары с аналогичными показателями. В процентном соотношении это примерно 30% на 70%», - заявляют представители АО «Татспиртпром».

Секреты успеха

О секретах тендерного отбора не понаслышке знают те, кто представляет площадку для их проведения – представители электронных торговых площадок. Вот что говорят эксперты ЭТП ONLINECONTRACT, которые успешно работают на рынке 10 лет, являясь одной из крупнейших площадок России.

- Что нужно делать, чтобы побеждать в тендерах? Во-первых, добросовестно предоставлять информацию и продукцию, соответствующую требованиям тендера. Во-вторых, если что-то непонятно или есть вопросы к Заказчику, лучше их задать и удостовериться в том, что вы все правильно поняли. На ONLINECONTRACT это можно сделать через форму «вопрос-ответ», которая позволяет открыто общаться с Заказчиком. Кроме этого, к каждому нашему клиенту прикреплен персональный менеджер — компании на любом этапе могут обратиться за вопросом и оперативно получить на него ответ, - прокомментировал Александр Гуров, директор ЭТП ONLINECONTRACT.

- Чем больше вы участвуете в тендерах, тем больше повышаются шансы на успех. На нашей ЭТП плата за участие не зависит от количества тендеров или от стоимости тендера, в котором победил участник. Заплатив фиксированную сумму на определенный период, участники получают доступ ко всем тендерам,- добавляет Александр Гуров. - Например, при приобретении годовой лицензии, вы сможете участвовать во всех тендерах на площадке за 2000 рублей в месяц. Это даже меньше, чем, например, расходы на канцелярские товары для средней компании. И приятный бонус - чем больше вы участвуете в тендерах, тем больше компаний о вас знают, то есть это еще и реклама на вашу целевую аудиторию.

- Количество участий также влияет на рейтинг участника — на ЭТП ONLINECONTRACT введен такой параметр для всех клиентов. При оценке Участников, данный рейтинг определяется исходя из количества поданных предложений; их преимуществу по сравнению с предложениями других Участников; доли тендеров, в которых компания была выбрана поставщиком; доли полученных оценок «сделка состоялась» от Заказчика.

Ежемесячно на ONLINECONTRACT размещается более 25 тыс. лотов. Учитывая разнообразие и многочисленность компаний из разных отраслей на площадке, победителем тендера может стать любой участник, - в заключении отметил эксперт.

По статистике данной площадки, за прошлый год прирост количества клиентов по сравнению с 2015 годом составил порядка 30%. Это говорит о том, что бизнес оценил преимущества работы на ЭТП и ONLINECONTRACТ стала одним из эффективных каналов сбыта.

Хотите узнать больше о том, как эффективно работать на ЭТП и побеждать в тендерах?

Следите за нашими материалами по теме участия в электронных закупках. Также ответы на ваши вопросы вы можете получить у экспертов ONLINECONTRACТ по телефону 8-800-555-39-39, через электронную почту info@onlc.ru или при обращении в офис компании в Нижнем Новгороде по адресу Б. Печерская, д. 26, офис 407.